UN’ANALISI COSTI-BENEFICI: MEGLIO UN EVENTO FISICO O VIRTUALE?

 

UN’ANALISI COSTI-BENEFICI: MEGLIO UN EVENTO FISICO O VIRTUALE?

I benefici che derivano dal realizzare un evento totalmente online sono evidenti, anche senza dover considerare il tema della affidabilità relativo alle limitazioni imposte agli eventi fisici in seguito agli ultimi avvenimenti.

Gestendo tutto esclusivamente online – dalle attività di promozione e marketing, alla organizzazione e realizzazione dell’evento stesso, alle attività di follow up e post evento- i Brand saranno in grado di raggiungere e rendere accessibile l’evento ad un audience di utenti decisamente più estesa e maggiormente profilata; utenti che potranno iscriversi, partecipare ed interagire ovunque si trovino, semplicemente utilizzando un PC o un qualsiasi dispositivo mobile, tablet o smartphone.

Considerando i costi per la logistica – i.e. affittare una location, prenotare hotel e viaggi per ospiti, allestimenti e grafiche – si comprende quanto l’organizzazione di un evento on site richieda investimenti ben superiori rispetto ad un evento interamente gestito online. Vanno, inoltre, inclusi in un’analisi costi-benefici anche aspetti non secondari quali la possibilità di incrementare e “scalare” rapidamente il numero di partecipanti – nel caso di un evento fisico la location ha ovviamente dei limiti per quel che riguarda capacità e numero di posti in sala- e l’attuale comprovata maggior attitudine e disponibilità dei partecipanti ad interagire tramite web e ad essere coinvolti ad esempio con webinar e sondaggi in real-time.

Altro aspetto non indifferente sono gli asset prodotti appositamente per l’evento fisico e che, raccolti presso gli stand dei partecipanti, finiscono spesso dimenticati: nel caso di un evento virtuale nulla è stampato, salvaguardando costi ed ambiente; i contenuti prodotti possono essere anche modificati rapidamente e riutilizzati per comunicare meglio attraverso, ad esempio, una più efficace azione di follow-up post evento.

Quanto poi al tema della misurazione del ROI e, quindi, al decretare il successo o meno di un evento online, se le metriche da considerarsi in questo caso sono le stesse utilizzate per un evento fisico – i.e. numero dei partecipanti all’evento, allo stand, ad un webinar – la facilità con la quale possiamo reperire ed analizzare dati e numeri e prendere, quindi, le opportune decisioni, è decisamente a favore dell’evento online.

L’ultimo tema è quello della maggior affidabilità e sicurezza di un evento online: condizioni meteo avverse, scioperi dei trasporti pubblici, o pandemie… sono situazioni di certo non frequenti, ma che tuttavia come nel periodo che attualmente stiamo vivendo, possono mettere a rischio se non risultare letali (!) per la buona riuscita o meno di un Evento B2B.

 

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